El método
Resolver problemas de forma estructurada
Muchos problemas reaparecen porque se actúa sobre los síntomas. La resolución estructurada propone un orden: entender primero, buscar la causa después y actuar solo cuando hay evidencias. El libro es la referencia metodológica de todo el proyecto.
Los siete pasos
- 1
Definir el problema
Describir con hechos qué ocurre, dónde, cuándo y con qué alcance, separando datos de opiniones.
- 2
Entender el problema
Reunir la información necesaria e incorporar los distintos puntos de vista de las personas implicadas.
- 3
Analizar la causa raíz
Plantear causas posibles como hipótesis, verificarlas con evidencias y llegar al origen del problema.
- 4
Implantar acciones
Definir acciones para contener, corregir y prevenir, con responsables, plazos y objetivos claros.
- 5
Medir resultados
Comprobar con indicadores si las acciones consiguen el objetivo previsto.
- 6
Estandarizar
Convertir lo que funciona en la nueva forma de trabajar para que el problema no vuelva.
- 7
Aprender y extender
Recoger lo aprendido y llevarlo a otros procesos o equipos donde pueda ser útil.
Herramientas relacionadas
- Los 5 porqués
- Preguntar sucesivamente por qué ocurre algo para llegar al origen, apoyando cada respuesta en evidencias.
- Diagrama de Ishikawa
- Recorrer de forma ordenada las posibles causas: mano de obra, materiales, maquinaria, método, medición y medio ambiente.
- Objetivos SMART
- Formular objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo.
- Matriz esfuerzo-beneficio
- Priorizar las acciones comparando lo que cuestan con lo que aportan.
- Indicadores
- Definir qué se mide, quién lo mide y con qué frecuencia para saber si se avanza.
- Plan de acción
- Concretar tareas, responsables y plazos para llevar las acciones a la práctica.
- Estandarización
- Documentar y consolidar la nueva forma de trabajar.
PDCA y los siete pasos
El ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Comprobar, Actuar) organiza el ciclo de mejora. Los siete pasos organizan el trabajo concreto para resolver el problema dentro de ese ciclo. No son métodos alternativos: los pasos de definir, entender, analizar y planificar acciones forman parte de Planificar; implantar es Hacer; medir resultados es Comprobar; y estandarizar, aprender y extender corresponden a Actuar.
Un ejemplo general
Un equipo detecta que se repiten errores en un proceso. En lugar de corregir cada error por separado, describe con hechos qué ocurre y dónde, recoge la opinión de quienes participan, plantea posibles causas y comprueba cuáles se sostienen con evidencias. Con la causa confirmada, define acciones con responsables y plazos, mide si funcionan y, si lo hacen, las incorpora a su forma habitual de trabajar y comparte lo aprendido con otros equipos.